Aperçu du MOC

À propos du workflow de Management of Change (MOC)

Le workflow MOC a été créé à partir des trois concepts ci‑dessous:

1. Un changement est géré en collaboration. 
2. Les modifications sont soumises, conceptualisées, évaluées, examinées, approuvées et mises en œuvre par de nombreuses personnes. 
3. Le processus de changement peut être décomposé en 8 étapes simples et logiques (dont 3 sont facultatives), présentées dans le diagramme ci‑dessous.

À propos des étapes du MOC

Tous les utilisateurs du MOC jouent un ou plusieurs rôles tout au long du cycle de vie d’un MOC.
Le module MOC suit la progression de chaque MOC à travers les différentes étapes, ainsi que les actions réalisées, les commentaires saisis et les formulaires complétés par les intervenants.
À chaque étape, les pratiques MOC conformes aux standards de l’industrie sont appliquées et des notifications par e‑mail sont envoyées aux intervenants afin de s’assurer qu’ils accomplissent leurs tâches dans les délais.

Les étapes du MOC et les rôles associés sont listés ci‑dessous.

• Pré-approbation (facultatif) : tout utilisateur – soumettre le MOC et Pré‑approbateur(s)
• Nouveau (Origination) : initiateur
• Évaluation (facultatif) : évaluateur(s)
• Collaboration (facultatif) : collaborateur(s)
• Approbation : approbateur(s)
• Mise en œuvre : responsable(s) de la mise en œuvre
• Démarrage : responsable du démarrage de la mise en œuvre
• Clôture (fermeture) : initiateur

À propos des tâches MOC

À mesure que le MOC progresse à travers les différentes étapes, des tâches sont attribuées aux intervenants.
Les tâches MOC et le rôle responsable de chaque tâche sont listés ci‑dessous, avec en gras la tâche minimale requise pour tout MOC.

• Pré‑approbation : pré‑approbateur(s)
• Lancer l’évaluation : initiateur
• Évaluer : évaluateur(s)
• Lancer la collaboration : initiateur
• Collaboration : collaborateur(s)
• Lancer l’approbation : initiateur
• Approbation : approbateur(s)
• Mise en œuvre : responsable(s) de la mise en œuvre
• Démarrage : responsable du démarrage de la mise en œuvre
• Clôture : initiateur
  
  

Concepts de base du MOC

• Formulaires MOC : les formulaires ou listes de contrôle MOC peuvent être utilisés pour faciliter l’exécution des tâches liées aux exigences d’évaluation ou de mise en œuvre. Les administrateurs disposant de l’autorisation « MOC Power User » peuvent utiliser le générateur de formulaires en ligne intégré pour créer des formulaires électroniques qui peuvent être suivis et analysés dans le module MOC. Ces formulaires en ligne peuvent être conçus pour reproduire la version papier en utilisant différents types de champs de saisie, formats de champ, libellés et types de données. Parmi les formulaires fréquemment créés et utilisés dans le module MOC, on trouve notamment l’analyse des dangers, le degré et la portée du changement, ou encore le PSSR.

• Actions : les actions du module MOC peuvent être prédéfinies ou créées à partir des formulaires d’évaluation ou de mise en œuvre. Les actions prédéfinies sont ajoutées automatiquement au MOC lorsque certaines options sont sélectionnées dans le formulaire. Les actions sont affectées aux utilisateurs dans leur Frontline Desktop, dans l’onglet Actions.

• Notification des personnes concernées : l’exigence « Envoyer une notification aux personnes concernées » est une exigence obligatoire de mise en œuvre pour tous les MOC, afin d’informer les utilisateurs du MOC ou du changement. Les utilisateurs qui reçoivent la notification doivent attester (signature) qu’ils ont pris connaissance du récapitulatif du MOC. Le MOC ne peut pas être terminé (clôturé) tant que toutes les signatures n’ont pas été recueillies.

• Partage des récapitulatifs MOC :
  Le module MOC permet de partager les récapitulatifs MOC par e‑mail depuis la page de récapitulatif MOC. Un bouton « Partager » est visible sur cette page. En cliquant sur ce bouton, une fenêtre de dialogue s’ouvre pour permettre le partage par e‑mail et l’aperçu de l’URL du lien vers le récapitulatif. En sélectionnant « Partager par e‑mail », la fenêtre contextuelle « Envoyer un e‑mail immédiat » s’affiche. Les utilisateurs doivent être connectés pour accéder à un récapitulatif MOC partagé ; s’ils ne sont pas connectés, ils sont redirigés vers la page de connexion, puis renvoyés vers le récapitulatif après authentification.
  
  

• Intégration avec la suite EHS : le module MOC utilise la même interface Frontline Desktop que le module Learning Management System (LMS) et le module de suivi des actions (ACT). Les actions créées à partir des formulaires d’exigences peuvent être suivies et mises à jour dans le dossier ACT > Actions. L’option « Envoyer une notification aux personnes concernées » génère un élément de formation qui peut être suivi et mis à jour dans le LMS, via le menu Curriculum > Éléments de formation.

• Poste de travail utilisateur : les utilisateurs utilisent leur Frontline Desktop pour réaliser les tâches MOC, consulter le statut des MOC et suivre leur participation. Le même poste de travail est utilisé pour les modules LMS et ACT, ce qui permet aux utilisateurs de gérer l’ensemble de leurs exigences de formation, actions ou tâches d’événements à partir des onglets Éléments de formation, Actions ou Événements.